Optimiser son temps de travail

Comment optimiser son temps et gagner en productivité ?

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TIC TAC TIC TAC … De nos jours, et en tant qu’actif, le manque de temps fait indubitablement parti de nos principales problématiques. Entrepreneurs, dirigeants, commerciaux, gestionnaires, communicants, nous sommes tous d’accord pour le dire, le temps nous manque. Et si on vous disait que gagner du temps, c’est possible ? 

Gagner du temps est-ce vraiment possible ? 

Tout dépend votre point de vue ! Si par “gagner du temps”, vous entendez pouvoir regarder l’intégralité de Game of Thrones en un week-end, on ne vous cache pas que nos solutions ne vous seront pas d’une grande aide et que ça risque d’être très compliqué… 

De notre côté (#RPZ la team marketing), on est des adeptes de la To-Do-List infini (oui la fameuse liste avec des tâches que l’on ne cesse de reporter au lendemain). Et depuis maintenant quelque temps, on se rend bien compte que ce manque joue sur notre productivité. 

À la recherche de solutions, on a regardé autour de nous, et on s’est dit : “Quoi de mieux que de s’inspirer de ce qui fonctionne chez les autres en terme d’organisation du travail ?!”. Et par chance, des personnes bien organisés et habitués à gérer de nombreux projets en simultanés… on en connait : nos amis les développeurs !  

Étape 1 : Définir vos tâches

Avec leur quotidien au contact des nouvelles technologies, les développeurs sont souvent des avant-gardistes en matière d’optimisation et de gain de productivité ! Et le plus souvent pour leurs organisations, ils passent par des méthodes de gestion de projet. Bon rassurez-vous, on n’a pas le temps de vous faire un cours là-dessus (même si les principes d’agilités sont très intéressants) donc on va aller à l’essentiel et redéfinir LA base.

Gagner du temps, ça passe par de la planification, de l’organisation et des outils bien définis. Mais avant de pourvoir faire tout ça, vous devez être capable de lister les tâches à accomplir. N’oubliez pas que dans le cadre de gros projets, il est important de séparer le tout en plusieurs petites tâches.

Une fois que votre liste de tâches sera définie, vous pourrez prioriser vos actions dans le temps. Et pour prioriser vos tâches, deux paramètres sont à prendre en compte : 

  • Le caractère urgent de la tâche : si une tâche doit être terminée pour le lendemain, il est logique qu’elle passe avant celle pour la semaine d’après 
  • Le caractère important de la tâche : cette tâche est-elle essentielle au bon fonctionnement de mon activité ? 

Dans l’urgence et avec un retard accumulé, vous aurez très certainement des difficultés à classer vos tâches et vous confondrez souvent les caractères d’urgences et d’importances. Mais, pas de panique ! Soufflez, on va vous aider à les classer en quatre catégories.

  • Les tâches importantes et urgentes : 

Dans cette catégorie, inscrivez les tâches que vous ne pouvez pas déléguer et dont la deadline est très proche. Ce sont ces tâches qui devront être terminées dans la journée. 

  • Les tâches importantes mais non urgentes : 

Dans cette catégorie, inscrivez les tâches qui nécessitent une expertise de votre part, mais dont la deadline n’est pas proche. Ces tâches seront à répartir sur le reste de la semaine, une fois que vos tâches importantes et urgentes seront bouclées.  

  • Les tâches urgentes mais peu importante : 

Dans cette catégorie, inscrivez les tâches qui ne peuvent pas attendre, mais qui ne nécessite pas votre propre expertise. Demandez de l’aide à vos collaborateurs, à votre équipe. Vous trouverez certainement un collaborateur qui pourra vous appuyer dans la réalisation de ces tâches.

  • Les tâches ni importantes ni urgentes : 

Ces tâches sont à supprimer de votre to-do-list pour le moment. Si elles ne sont ni importantes, ni urgentes créer une liste spécifique à ces tâches. Il arrivera certainement un moment où vous aurez l’occasion de vous en occuper. 

Étape 2 : Mettre en place de bonnes pratiques 

Maintenant que vous savez quels sont vos tâches pour la journée et les journées à venir, il faut mettre en place de bonnes pratiques. Car oui, gagner du temps, ça passe aussi par une bonne organisation et de bonnes habitudes.

Alors, après avoir priorisé vos tâches, voici nos trois règles d’or

Règle d’or n°1 : Contrôler le planning sa journée 

Désormais vous connaissez les tâches à accomplir au cours de votre  journée, il ne reste donc plus qu’à répartir ces tâches avec un temps limité pour chacune d’entre elles. 

Pour cela, il vous faut dans un premier temps étudier la nature de vos tâches. Une tâche qui demande de la réflexion aura sa place dans votre planning de la matinée. Et, à l’inverse, une  tâche qui relève de l’application avec des actions plus ou moins chronophages, trouvera parfaitement sa place dans le courant de l’après-midi ou en fin de journée. 

Aussi, prévoyez toujours plus de temps que nécessaire pour vos tâches et ne prévoyez jamais plus de 5 heures de travail dans une journée

En effet, vous devrez certainement faire face à des imprévus. Imprévus qui trouveront leurs places dans les heures non planifiées de la journée ! Et si ce n’est pas le cas, vous aurez du temps disponible pour de la veille ou le développement de votre réseau !

L’objectif pour vous : toujours avoir une longueur d’avance. Cela vous permettra de réduire votre stress, d’être moins dans l’urgence et donc à terme d’être plus productif !

En gardant le contrôle sur votre journée, vous arrêterez de la subir et de courir après le temps ! 

Règle d’or n°2 : Demander de l’aide

Lorsqu’une tâche ne nécessite pas votre propre expertise, demandez de l’aide. On ne vous le répètera jamais assez, mais dans la plupart des cas, il y aura toujours quelqu’un capable de vous appuyer. Si d’après vous, la tâche peut être effectuée correctement par l’un de vos collaborateurs, n’hésitez pas à la déléguer.  

Règle d’or n°3 : S’accorder des coupures 

Plus facile à dire qu’à faire, mais preuve scientifique en est ! Faire des pauses, ce n’est pas une perte de temps. Notre cerveau est plus apte à fonctionner efficacement après un temps d’arrêts. Accordez-vous des pauses de 5 minutes quand vous bloquez sur un point en particulier. 

Étape 3 : S’intéresser aux solutions d’optimisation

Maintenant que vous connaissez nos astuces, place aux outils ! Vous l’aurez compris, pour une bonne organisation, il faut des outils adaptés ! Et on a de la chance, à l’heure du numérique, c’est tout de suite beaucoup plus simple. 

On vous l’a dit, il existe de nombreux outils… Mais comme on est dans l’optimisation, on va encore vous faire gagner du temps en ne vous en présentant que 5, avec pour chacun d’entre eux une fonction bien précise.

  • MailChimp : Sa réputation n’est plus à faire, leader sur le marché, Mailchimp est une plateforme de marketing d’automatisation d’envoi de courriel numérique. 
  • Calendly : Calendly est un outil simple pour programmer des réunions et des rendez-vous sans passer par une multitude d’échanges de mails. 
  • Zapier : Zapier est un service web qui vous permet d’automatiser des actions en connectant différentes applications. Par exemple, demander le téléchargement automatique des pièces jointes de certains de  mails vers un compte Dropbox.
  • Airtable :  Airtable qui pour faire simple est un compromis entre une base de données et un excel.

Et pour finir, le dernier, mais pas des moindres : Notion. Croyez-nous, c’est un peu “le graal” des outils dans votre quête de temps et d’organisations ! 

  • Notion : C’est une application de prise de notes, un logiciel d’écriture, un outil de gestion de projet, un wiki, un outil de communication asynchrone, une app de transfert de fichiers, un tableur, un utilitaire de bases de données, un CMS, et bien plus encore !

En bref, la plupart du temps, pour chacune de vos tâches, peut-importe leur spécificité, il existe forcément un outil pour vous aider.

Le tips bonus :

“Certes, c’est bien beau d’avoir 5000 outils qui nous aident à gagner du temps, si c’est pour en perdre encore plus en les recherchant” me direz-vous ! 

Alors, on a un dernier petit Tips : La solution : NoCodz. Une extension à ajouter à votre navigateur qui vous permettra de retrouver facilement vos outils à travers diverses catégories ! Et pour toutes suggestions son créateur, un super collaborateur de Delia Solutions, reste à votre disposition ! 

Le mot de la fin :

Vous l’aurez compris gagner du temps c’est possible avec une définition précise des tâches à accomplir, une bonne planification de votre temps de travail et de bons outils. Le temps est la seule ressource non-renouvelable que nous possédons. Faisons les efforts nécessaires pour l’optimiser et ne plus le subir !  

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