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Les 4 critères pour choisir son ERP pour une TPE/PME

Ca y est ! Vous avez fait le choix d’installer un ERP pour votre TPE/PME. Et quel choix ! Il est crucial et peut vous faire gagner beaucoup de temps, comme vous en faire perdre tout autant. Mais avant de vous demander lequel choisir, j’aimerais que vous soyez sûr de votre décision !

Un ERP ou pas ?

Pour rappel, un Enterprise Resource Planning est un logiciel qui vous permet de gérer la majorité des services opérationnels de votre entreprise.

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Concrètement, il va vous permettre de récolter, stocker et utiliser les données de tous vos services. Vous allez pouvoir rentrer toutes les ventes que vous effectuez et en déduire des tendances, ou encore gérer vos stocks pour ne jamais être à court de matériaux.

Les avantages d’un ERP sont :

  • la standardisation des processus et des données,
  • la transformation des données transactionnelles en informations utiles,
  • la connection des fonctions en utilisant des données communes,
  • le contrôle centralisé de l’entreprise.

ATTENTION : L’utilisation d’un ERP pour une TPE ou une PME n’est pas forcément la meilleure solution. Tout dépend de votre croissance et de vos ambitions :

  • forte croissance (+15%) et/ou ambitions de fort développement, s’orienter vers un CRM en priorité. Il faut structurer le développement. Un ERP sera trop lourd à mettre en place et sera trop complexe à utiliser correctement. Un CRM fera largement l’affaire et ne vous ralentira pas dans votre développement.
  • croissance modérée (0 à 15%) ou pas d’ambitions de fort développement, s’orienter vers un ERP. Le but est d’optimiser l’existant. Dans cette phase, un CRM seul ne vous permettra pas de tout gérer efficacement et vous forcera à multiplier les outils. Cela vous mènera inévitablement à une désynchronisation de vos données et vous fera perdre un temps précieux.

Si vous vous rendez compte qu’un ERP n’est pas forcément le meilleur choix pour votre entreprise, vous pouvez lire notre article « Ai-je besoin d’un CRM pour ma TPE/PME ? ».
Si cet avertissement vous conforte dans le choix que vous avez fait d’intégrer un ERP, passons aux différents critères !

1. Votre secteur d'activité

Il y a des dizaines d’ERP plutôt généralistes, mais il en existe tout autant qui sont spécialisés dans un domaine d’activité précis ! Il va falloir choisir entre un ERP vertical et un ERP horizontal.

ERP vertical

Il est fait pour répondre aux problématiques métiers spécifiques ou complexe et peut proposer à l’entreprise une application spécialement configurée pour l’activité exercée. Il convient à des entreprises évoluant dans des milieux très réglementés (avocats, huissiers, agro-alimentaire, …).

ERP horizontal

Il est adapté pour tous les services de l’entreprise. Il est plus généraliste que l’ERP vertical et convient à des entreprises qui n’ont pas de besoins spécifiques forts.

ERP horizontal ERP vertical
Avantages - facile d'utilisation
- fonctions généralistes
- large choix de personnalisation
- éditeurs facilement disponibles
- modèles de processus types
- déploiement très rapide
- peu de plugins à acheter
Inconvénients - moins de profondeur fonctionnelle
- requiert des plugins ou de
    la personnalisation sur-mesure
- facile d'utilisation
- fonctions généralistes

2. Votre budget

Même s’il ne devrait pas l’être, votre budget est probablement le critère qui va le plus impacter votre choix. Pourquoi il ne devrait pas l’être ? C’est simple : un ERP a un coût, et il n’est rien de moins que le logiciel le plus important de votre entreprise. Choisir un ERP en tenant principalement compte de son prix, c’est comme installer un moteur V12 sur un châssis low-cost. Une fois en place, il devient une part intégrante de la structure de votre entreprise, et cette structure doit être solide. Vous devez y mettre le prix (sans bien sûr mettre en danger les finances de votre entreprise, ce qui serait tout autant dramatique).

Le prix d’un ERP dépend :

  • du nombre de modules que vous choisissez,
  • du nombre de salariés dans votre entreprise,
  • des services que vous choisissez :
    • maintenance
    • SAV
    • formation de vos employés
    • installation sur site

Le budget que vous souhaitez mettre dans ce projet va en partie orienter votre choix vers un ERP open-source ou propriétaire.

ERP open-source

Un logiciel open-source est un logiciel dont vous pouvez modifier le code source comme vous le souhaitez. Un ERP open-source :

  • ne nécessite pas l’acquisition d’une licence, ce qui vous donne une certaine indépendance (pas d’engagement auprès d’un éditeur),
  • est en général 20% à 50% moins cher qu’un ERP propriétaire.

En revanche, le choix d’un ERP open-source pourra vous poser certains problèmes, notamment au niveau des mises à jour et de la documentation. Certains ERP open-source souffrent en effet d’un manque de mises à jour régulières, et les documentations pour l’installation et l’utilisation de ces derniers ne sont souvent pas très complètes.

ERP propriétaire

A l’inverse de l’open-source, un logiciel “propriétaire est édité par une entreprise et pour l’utiliser, vous devez acheter une licence. L’achat d’un ERP propriétaire vous donne accès à :

  • un savoir-faire reconnu,
  • un accompagnement à l’installation et à la formation,
  • un service de SAV.

Le point négatif est bien entendu le coût d’un tel ERP. L’accompagnement, la formation de vos utilisateurs et le SAV ne sont jamais gratuits (s’il le sont, c’est que ces frais sont inclus dans le prix de la licence).

ERP propriétaire ERP open-source
Avantages - un accompagnement durant toute la mise en place de l'ERP
- un SAV
- des mises à jour régulières
- peu onéreux
- possibilité de “customiser” vous-même l’ERP
Inconvénients - généralement assez onéreux
- vous ne pouvez pas développer de modules vous-même
- pas ou peu d’accompagnement pour la mise en place et la formation
- mises à jour et documentation généralement peu fournies

3. Votre Système d'Information

Même si ce choix ne paraît pas très important à première vue, il l’est tout autant que les deux premiers. Il va être déterminant pour les mois et années à venir après l’installation de l’ERP, et est intimement lié avec la question des coûts. Mais que veulent dire “on-premise” et “SaaS” ?

On-premise

Ce terme anglais signifie littéralement “sur site”. Vous l’aurez compris, l’installation on-premise veut dire que l’éditeur de l’ERP vient installer le logiciel dans votre entreprise, sur vos serveurs, et sur vos postes de travail. Le on-premise est le format historique des éditeurs de logiciels. C’est sous cette forme que se faisaient absolument toutes les installations de logiciels avant que n'existe le cloud.

L’avantage que vous avez là est que vous achetez une licence perpétuelle, à vie. Ce format est avantageux sur de longues périodes (plusieurs années), mais est très onéreux au départ. Ce format inclut donc un investissement initial élevé, mais ne nécessite plus par la suite que de payer une maintenance annuelle.

SaaS

SaaS signifie “Software as a Service” ou “Logiciel en tant que service”, c’est à dire que vous accédez à votre logiciel comme vous accéderiez à un service. Votre ERP est hébergé sur un serveur distant, tout comme vos données, et vous y accéder via une interface web ou une application mobile. Vous payez un abonnement qui vous donne accès à votre ERP, plutôt que d’acheter une licence en une fois.

ERP on-premise ERP SaaS
Avantages - paiement en une fois
-  avantageux sur le long terme
-  données stockées en interne
- paiement mensuel ou annuel
-  avantageux sur le court terme
-  pas de coûts de serveurs
Inconvénients - grosse somme à débourser d’un coup
-  charge supplémentaire sur vos serveurs
- vos données parfois sensibles ne sont pas stockées sur site
-  passé quelques années, il devient bien plus rentable d’acheter un ERP on-premise

4. Vos autres outils de travail

Vous utilisez certainement beaucoup d’outils informatiques différents au quotidien pour gérer votre entreprise, et vous ne vous en rendez surement pas compte. Pour que votre nouvel ERP ne soit pas qu’un outil en plus à configurer et à utiliser à côté des autres, vous devez tenir compte de ces outils que vous utilisez déjà.

Pour qu’un ERP s’intègre correctement dans votre quotidien, il doit pouvoir communiquer avec la majorité de vos outils (CRM, système de paie, messagerie, …). Le but principal de l’ERP est l’unicité des informations, pas la duplication des bases de données. Faites une liste de vos outils indispensables, et trouvez un ERP qui est capable de communiquer avec la totalité d'entre eux. Les ERP sont généralement compatibles avec des dizaines - voir des centaines - d'autres logiciels/applications.

 

Vous aurez parfois besoin de développer des modules supplémentaires pour votre ERP, si vous avez des besoins spécifiques. Si tel est le cas, vous pouvez nous contacter, nous avons déjà orchestré ce type de projet !

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire le bon choix ! N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des doutes sur vos besoins, nous pourrons vous aiguiller d’après nos expériences.

Vous avez un projet numérique ? Nous pouvons vous aider !

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